Từ 1/7, cả nước sắp xếp lại địa giới hành chính, từ 63 tỉnh, thành về còn 34. Cùng với đó, chính quyền hai cấp (tỉnh, xã/phường) cũng được vận hành. Sau 10 ngày, doanh nghiệp vẫn bối rối, gặp tình trạng hệ thống báo lỗi khi thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến về thuế sau sáp nhập các đơn vị hành chính.
Hệ thống không tự động đồng bộ
Đại diện một doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng quy mô hàng nghìn tỷ tại TP HCM cho biết đơn vị đã chủ động cập nhật địa chỉ mới theo địa giới hành chính mới trên hệ thống hóa đơn điện tử ngay sau khi sáp nhập tỉnh thành. Tuy nhiên, quá trình thực hiện phát sinh một số vướng mắc. Chẳng hạn, với những khách hàng chưa cập nhật kịp thời địa chỉ mới, hệ thống phần mềm kế toán không thể tự động đồng bộ. Việc này khiến mỗi lần xuất hóa đơn, kế toán đều phải kiểm tra, đối chiếu thủ công.
"Doanh nghiệp phát hành hơn 1.000 hóa đơn mỗi ngày, nếu phải điều chỉnh thủ công do sai khác địa chỉ, thì gần như không thể xử lý xuể", bà nói.
Tương tự, chủ một doanh nghiệp dịch vụ du lịch nhỏ tại Hà Nội cũng cho biết việc phải kiểm tra lại địa chỉ của từng đối tác cộng với hệ thống còn chậm khiến nhiều thời điểm, họ phải mất 30-40 phút để xuất một hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn vướng trong việc nộp thuế do thay đổi cơ cấu tổ chức và tên gọi của cơ quan thuế sau sáp nhập. "Chẳng hạn, trước đây là Chi cục Thuế Quận 1, Quận 2 thì nay đổi thành Đội thuế số 1, số 2. Nhưng nếu tên đơn vị thụ hưởng mới chưa được cập nhật đồng bộ trong hệ thống ngân hàng, sẽ khiến việc lập chứng từ nộp thuế bị treo".
Thực tế, sau khi sáp nhập các đơn vị hành chính, hệ thống thuế điện tử được chuyển đổi và cập nhật dữ liệu mới về địa danh các địa bàn. Theo Cục Thuế, hệ thống này cơ bản đã hoạt động trơn tru trên toàn quốc. Còn với các cơ quan có tính liên thông dữ liệu với cơ quan thuế, việc đồng bộ đang được hoàn tất để phục vụ các thủ tục có liên quan đến người nộp thuế.
Người dân tải ứng dụng eTax của ngành thuế để khai, tra cứu thông tin nộp thuế. Ảnh: Khương Nha
Bà Lê Thị Yến, CEO Công ty TNHH Tư vấn Thuế Hà Nội (Hanoitax), chỉ ra rằng trở ngại kỹ thuật lớn nhất là khâu đồng bộ dữ liệu trong phần mềm nội bộ của doanh nghiệp sau khi hệ thống của cơ quan thuế đã cập nhật danh mục địa bàn hành chính.
Chẳng hạn, không ít người dùng vẫn gặp lỗi do chưa cập nhật phần mềm kịp thời. Một ví dụ điển hình là với ứng dụng hệ thống kê khai thuế, nhiều kế toán nâng cấp lên phiên bản mới nhưng chưa cập nhật "Thông tin doanh nghiệp". Do đó, họ không thể kết xuất tờ khai (thông báo lỗi mã hồ sơ, phiên bản không đọc được). Nguyên nhân, như đề cập, là do cơ quan thuế đã chuẩn hóa danh mục địa bàn - bỏ cấp quận huyện, thay đổi tên phường xã - khiến thông tin quản lý thuế của doanh nghiệp thay đổi.
Giải pháp với trường hợp này, bà Yến cho biết kế toán buộc phải vào menu "Hệ thống", chọn lại tỉnh thành, địa chỉ trụ sở, cơ quan thuế quản lý... theo dữ liệu mới rồi mới lập được tờ khai tiếp.
Trong khi đó, trường hợp sử dụng Cổng Thuế điện tử (eTax) trực tuyến, dữ liệu địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế tự động điều chỉnh trên hệ thống, do đó việc nộp tờ khai trực tuyến chủ yếu chỉ bị chậm lại do thời gian nâng cấp hệ thống.
Về hóa đơn điện tử, bà Yến cho biết với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí trên hệ thống của cơ quan thuế (thường là hộ, cá nhân kinh doanh ở vùng sâu xa), cơ quan thuế đã tự động chuyển đổi địa chỉ theo danh mục mới. Do đó, hóa đơn xuất ra sẽ hiển thị địa chỉ mới mà người dùng không cần thao tác thêm.
Song với các doanh nghiệp dùng dịch vụ của tổ chức trung gian, CEO Hanoitax cho biết, trách nhiệm cập nhật địa bàn thuộc về nhà cung cấp phần mềm. Trường hợp nhà cung cấp chưa kịp cập nhật, bà Yến hướng dẫn doanh nghiệp có thể tiếp tục xuất hóa đơn với hệ thống hiện tại mà không bị xem là vi phạm.
"Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ gián đoạn hoạt động bán hàng, nhưng về lâu dài doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra, yêu cầu đơn vị cung cấp hóa đơn cập nhật thông tin địa chỉ mới", bà nói.
Thông tin doanh nghiệp không khớp
Những ngày qua, Văn phòng Luật sư Hà Hải và Cộng sự - đơn vị tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp thuế và pháp lý - liên tục tiếp nhận phản ánh từ các doanh nghiệp về vướng thủ tục cập nhật lại địa chỉ trên giấy tờ pháp lý, hệ thống thuế và tài khoản ngân hàng.
Dù các tư vấn viên của văn phòng đang "chạy hết công suất", Trưởng Văn phòng kiêm Phó chủ nhiệm Đoàn Luật sư TP HCM, ông Hà Hải, cho biết việc xử lý hồ sơ vẫn chậm trễ bởi "nhiều quy trình kỹ thuật chưa đồng bộ và thiếu hướng dẫn thống nhất từ phía cơ quan chức năng". Nhiều hồ sơ đang bị treo, hoặc bị trả về chỉ vì những lỗi như không khớp địa chỉ. Ví dụ, thông tin trên căn cước công dân điện tử nhiều khi không khớp với hệ thống địa chỉ hành chính mới. "Có doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ vì trên căn cước công dân ghi tổ 4, nhưng hệ thống lại xác định là tổ 7", ông dẫn chứng.
Theo đại diện Hanoitax, nhiều doanh nghiệp phản ánh khi nộp tờ khai thuế điện tử đã gặp lỗi do thông tin địa chỉ không khớp sau khi địa phương sáp nhập. Nguyên nhân chính là sau khi địa giới hành chính thay đổi, thông tin địa chỉ, cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp trong phần mềm hệ thống kê khai thuế đã bị cập nhật tự động, dẫn đến sai lệch so với dữ liệu cũ.
Ngoài ra, theo quy định, khi địa chỉ trụ sở đổi tên do sắp xếp hành chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải làm thủ tục điều chỉnh ngay trên giấy phép. Nhiều doanh nghiệp ban đầu lúng túng, không biết có phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh để cập nhật địa chỉ mới hay không.
Về việc này, bà Yến cho biết doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng giấy đăng ký kinh doanh hiện có. Họ có thể chủ động cập nhật địa chỉ mới khi thấy cần thiết hoặc khi làm thủ tục thay đổi thông tin khác. Trường hợp doanh nghiệp tự nguyện điều chỉnh địa chỉ, cơ quan chức năng sẽ hỗ trợ và không thu lệ phí do đây là thay đổi bắt nguồn từ quyết định hành chính.
Tương tự, doanh nghiệp cũng băn khoăn khi địa chỉ của người bán trong cơ sở dữ liệu thuế đã chuyển sang tên mới nhưng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có thể vẫn ghi tên cũ. Nhiều doanh nghiệp lo hóa đơn ghi địa chỉ cũ sẽ không còn hợp lệ, hoặc ngược lại, nếu ghi theo địa chỉ mới sẽ không trùng với đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, theo bà Yến, cơ quan thuế cho phép tiếp tục xuất hóa đơn như bình thường mà không bị phạt, kể cả trường hợp thông tin địa chỉ trên hóa đơn chưa kịp điều chỉnh. Tức là, các doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử như hiện tại một cách bình thường.
Tại buổi họp với Cục Thuế tuần qua, các đơn vị cung cấp giải pháp cam kết đồng hành trong quá trình vận hành hệ thống dịch vụ công trực tuyến, tăng cường đường truyền, cải thiện hiệu năng máy chủ. Đồng thời, họ cũng đề xuất nâng cấp hệ thống giám sát và cảnh báo lỗi tự động nhằm phát hiện sớm sự cố. Các đơn vị cung cấp giải pháp cam kết hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong giai đoạn cao điểm để xử lý dứt điểm các vướng mắc, khó khăn hỗ trợ tối đa người nộp thuế.
Ở góc độ cơ quan quản lý, Phó cục trưởng Cục Thuế Mai Sơn đề nghị các đơn vị, đặc biệt là Ban Chuyển đổi số (Cục Thuế) khẩn trương chủ trì thiết lập và vận hành đường dây nóng, kết nối với 34 Thuế tỉnh thành để tiếp nhận, xử lý thông tin trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thuế.
"Mỗi cơ quan thuế địa phương phải bố trí đầu mối phối hợp kịp thời với Cục Thuế trong đảm bảo thông tin thông suốt, phản hồi, giải quyết nhanh chóng khó khăn của người nộp thuế", ông yêu cầu.
Ban Chuyển đổi số được giao phối hợp với Ban Nghiệp vụ thuế kết nối, chia sẻ dữ liệu thường xuyên với các đơn vị cung cấp giải pháp, các bộ ngành, đơn vị chức năng của Bộ Tài chính để đảm bảo cập nhật hàng ngày thông tin từ các địa phương về lỗi kỹ thuật, kết nối, vướng mắc trong xử lý hồ sơ. Ngoài ra, cơ quan thuế phối hợp Trung tâm hành chính công xác định vai trò, trách nhiệm và quy trình xử lý đảm bảo giải quyết thủ tục bằng hình thức điện tử, toàn trình, đúng thời hạn.
"Việc cung cấp đầy đủ, kịp thời và hiệu quả các thủ tục hành chính về thuế là yếu tố then chốt giữ vững môi trường hoạt động ổn định, thuận lợi cho doanh nghiệp và người nộp thuế trong hoạt động sản xuất kinh doanh", ông Sơn nói, khẳng định đây là yêu cầu mang tính kỹ thuật, bài học thực kinh nghiệm về quản trị điều hành.
Trong khi nhiều doanh nghiệp gặp không ít trở ngại, đại diện Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina, cho biết đơn vị này không rơi vào tình trạng bị động. Nhờ chủ động chuẩn bị từ sớm, mọi thủ tục liên quan đến thuế đều diễn ra nhịp nhàng, hệ thống chứng từ được xử lý suôn sẻ theo đúng quy trình của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng đang chờ hướng dẫn cụ thể đối với phần bao bì in địa chỉ cũ còn tồn kho, nhằm kê khai đúng quy định.
Hiện, cả nước có gần 1 triệu doanh nghiệp và trên 5 triệu hộ kinh doanh. CEO Hanoitax cho rằng việc gặp vướng mắc là khó tránh khỏi. Bởi, dữ liệu của người nộp thuế trên toàn quốc rất lớn, dễ dẫn đến các sai sót trong quá trình chuyển đổi. "Người nộp thuế gặp vướng cần liên hệ ngay với các kênh hỗ trợ của cơ quan thuế trong quá trình sắp xếp, thay đổi địa giới hành chính", bà khuyến nghị thêm.
Thi Hà - Phương Dung